Por el cual se aprueba Política para el Manejo de Información y Datos Personales de la Industrial Cacaotera del Huila S.A TOLIMAX S.A.
En uso de sus atribuciones, y
CONSIDERANDO:
Que la Industrial Cacaotera del Huila S.A TOLIMAX S.A. es una compañía de derecho privado creada mediante escritura pública número 913 del 17 de julio de 1962 de la Notaría Primera del Círculo de Neiva, inscrita en camara de comercio el 31 de julio de 1962 con el numero 1970 del libro IX.
Que es función de la Junta Directiva de la INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A. formular la política general de la sociedad en los términos del artículo trigésimo-segundo de la escritura pública 3618 de la Notaría Primera del Círculo de Neiva.
Que de conformidad con establecido por la Ley Estatutaria 1.581 de 2.012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1.377 de 2.013, disposiciones que tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que gozan todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma; por lo tanto, INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A., teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de los datos de carácter personal que le asiste, se permite formular y desarrollar la presente Política en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada que recoja y maneje la INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A.
Que la INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A., reconoce que el derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.
Por tanto, INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A., acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de empleados, familiares de empleados, contratistas y proveedores, clientes, accionistas.
Que dentro del deber legal y corporativo de la INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A., de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A., ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través del correo electrónico corporativo, información física (facturas, contratos de publicidad, pagares entre otros), mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros, que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, suscriptores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.
ACUERDA
ARTÍCULO 1 OBJETIVO GENERAL. Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los empleados, familiares de empleados, contratistas y proveedores, clientes, accionistas y demás terceros de quienes INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A., ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data, especialmente a lo reglado en el artículo 17 de la Ley 1.581 de 2.012.
ARTÍCULO 2 DEFINICIONES. Definiciones relevantes para la implementación, aplicación, seguimiento y evaluación de la Política:
ARTÍCULO 3 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S. A, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
ARTÍCULO 4 FINALIDADES. Los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de la INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A tienen las siguientes finalidades:
ARTÍCULO 5 DERECHOS DE TITULARES. Las personas naturales y jurídicas cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
ARTÍCULO 6 NO REQUERIMIENTO DE AUTORIZACIÓN. Establecer los casos en los cuales la INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A, no requiere autorización para el tratamiento de los datos que tenga en su poder:
ARTÍCULO 7 RESPONSABLE. La Dirección Administrativa y Financiera de la INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A, será responsable de la atención a las peticiones, consultas, quejas o para el ejercicio de los derechos del titular de la información, la cual tiene los siguientes deberes:
ARTÍCULO 8 PROCEDIMIENTO RECLAMOS. El titular, su representante o sus causahabientes, (Los últimos acreditando su causa) podrán consultar la información que repose en la Base de Datos, para lo cual se deberá formular la correspondiente petición por escrito, y radicarla ante la Administración de INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A ubicada en la CALLE 26 Sur No 5 – 86, zona industrial, Neiva Huila, en Horario de atención de Lunes a Viernes de 8:00 a 12:00 y 14:00 a 16:00 horas; O en su defecto presentar dicha solicitud a través de los siguientes correos electrónicos
PARÁGRAFO 1. Para evitar que terceros no autorizados accedan a los Datos Personales, previa la aceptación de solicitudes realizadas por personas distintas del Titular, será necesario establecer la relación que éstos tienen con el Titular.
PARÁGRAFO 2. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite sumariamente que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y desistida en los términos de la Ley 1755 de 2015.
PARÁGRAFO 3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará a quien haya presentado la solicitud correspondiente, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. También es de recibo advertir que las respuestas se someterán a lo reglado en la Ley 1.755 de 2015.
ARTÍCULO 9 SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A, la supresión (eliminación) de sus Datos Personales, cuando:
PARÁGRAFO 1. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A
PARÁGRAFO 2. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
ARTÍCULO 10 ACEPTACIÓN. Siempre que un Titular suministre a INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A, voluntariamente Datos Personales, sea de manera escrita o verbal, se entenderá que está autorizando a esta última para utilizar dichos Datos Personales de acuerdo con los términos y condiciones de esta Política.
PARÁGRAFO 1. Si un Titular no acepta los términos y condiciones de esta Política de Privacidad, le indicamos que no suministre ningún dato de carácter personal a INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A.
ARTÍCULO 11 VIGENCIA. Esta versión de la Política de manejo de datos por parte de INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A TOLIMAX S.A, entra en vigor a partir de su expedición y deroga la Política publicada por la Gerencia General del 1 de julio de 2.013.
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